Agilizando las organizaciones: Maratón por equipos

La maratón por equipos es una modalidad que cada vez cuenta con más participantes. Las reglas son sencillas: todo el equipo parte a la misma hora y todos deben llegar a la meta como máximo con un minuto de diferencia. Es decir, durante la carrera cada miembro del equipo podrá contar con una mayor libertad o individualidad, sin embargo el objetivo final es un objetivo compartido: llegar juntos.

Estas características tan peculiares encajan con la particularidad del equipo directivo de la entidad financiera cuyo caso os vamos a relatar. Este equipo no cuenta con un objetivo común compartido que les haga sentirse realmente como equipo. Son muchos los equipos que se encuentran ante esta dificultad. Su objetivo es la suma de los objetivos de cada zona o departamento; lo que en realidad es un objetivo individual. Sin embargo, para que todo confluya sí que debe existir ese objetivo común compartid. Es precisamente ese vínculo lo que va a generar la cohesión en el equipo y marcar el ritmo que les hará más fuertes. Además facilitará la consecución de los objetivos individuales.

Entrenamiento previo antes de la carrera por equipos

Recorrer tantos kilómetros exige de un entrenamiento previo que será clave para la consecución del objetivo.

Este equipo directivo acude a Belbin buscando fortalecerse como equipo. Actualmente no están viviendo ninguna situación complicada con lo que su objetivo no es reparador, todo lo contrario. Quieren mejorar como equipo, lograr un equipo fortalecido y cohesionado que les permita trabajar mejor, aprovechar el potencial de cada miembro y lograr sus ambiciosos objetivos.

Cómo es habitual en nuestro trabajo con los equipos antes de llevar a cabo la jornada de facilitación, tenemos varias conversaciones con el líder a fin de concretar objetivos y posibles dificultades. Esto es clave para que durante la carrera nadie se quede descolgado. El líder nos comenta: “Yo ya tengo un equipo de alto rendimiento, cada uno de ellos son muy buenos, son profesionales de alto rendimiento”. Esta valoración del equipo en base a la suma de los individuos que lo componen suele ser habitual y nos puede llevar a errores y frustraciones cuando el equipo en su conjunto no funciona al 100 %. Un equipo es un sistema en sí mismo. Debe aprender a ser equipo, que todos sean muy buenos no siempre significa que todos juntos constituyan un equipo de alto rendimiento.

Kilómetro cero

La jornada de trabajo se desarrolla en varias etapas diferentes y siempre de forma práctica. Un comentario hecho visible por el líder del equipo: “son personas muy activas y necesitan de una formación práctica”. Para sacar el máximo provecho a la jornada decidimos crear dos equipos diferentes para realizar la dinámica “El equipo rescata”

Durante esta primera dinámica ambos equipos debían “rescatar un cohete” con muy pocos recursos. La interacción generada nos permite evidenciar cómo se maneja el equipo en aspectos como la comunicación, la puesta en valor de la diversidad y la necesidad de la aportación de todos los miembros del equipo.

¿Qué sucedió? Un equipo logró el reto y otro no.

Lo acontecido durante la dinámica nos permitió poner sobre la mesa temas como la comunicación, la diversidad y la frustración.

Posteriormente decidimos trabajar con el equipo unificado a través de la dinámica Cooperate “El equipo construye”. Cada miembro debe construir una figura siguiendo una serie de normas que requieren negociación y cooperación para lograr el objetivo.

Lo que sucedió con esta actividad es que el equipo se segregó en tres equipos diferentes que sí cooperaban, se escuchaban y ayudaban. Sin embargo la dinámica necesitaba de la cohesión de todo el grupo. Este hecho les sirvió para comprender una de las dificultades que tienen en su día a día. Dentro del equipo hay sub-equipos que se crean por afinidad y cercanía, lo que no les permite contar con la aportación de algunos miembros que les complementarían a la perfección.

Avituallamiento

Llega el momento de conocer el informe individual Belbin de cada miembro. Este es un momento clave en la carrera. Supone un punto de inflexión para a partir de lo que se descubra afrontar con mayor seguridad y garantías el resto de la carrera. El informe les permite conocer fortalezas, áreas de mejora y áreas de desarrollo, la apreciación del resto del equipo con respecto a algunos comportamientos, la complementariedad de su perfil con otras personas…

La mejor forma de explicar lo acontecido es a través de los comentarios de algunos de los participantes.

• “Claro, ahora entiendo lo mal que lo paso cuando no llegan a ningún acuerdo” y “lo nerviosa que me pone que no se terminen las cosas”.
• “Esto me ayuda a ver que toda la impulsividad que tengo tiene una cara buena y me anima a manejar y mejorar en esa parte negativa”.
• “Conociendo mi perfil ya sé en qué momentos puedo ayudar más al equipo y en cuáles soy un freno”.
• “Ahora que sé que mi aportación es vital para el equipo no estaré tan callada en las reuniones”
• “No pensé que esta iba a ser una de mis fortalezas, de hecho me retiraba cuando había que aportar ideas, ahora no lo haré”

El trabajo con el informe individual Belbin no termina ese día. Cada uno de los integrantes del equipo trabajará en profundidad su plan de acción y desarrollo. Es una carrera de fondo que nos va a permitir fortalecer músculos y conseguir una preparación para pruebas futuras.

Cogiendo ritmo

La concreción del objetivo común. Esta fase se presenta habitualmente como una de las más difíciles y era una necesidad explicitada por el líder.

La decisión del objetivo común requiere de conversación, de debate y negociación. Un proceso para el que son necesarios todos los roles. El análisis del círculo de los Roles de Equipo, nos servirá por tanto de recurso en la última etapa de la jornada.

Análisis del círculo de equipo

El primer análisis del círculo nos indica que un gran número de miembros del equipo cuentan con un perfil muy alto en el rol de Investigador de Recursos. Este rol está habitualmente asociado a perfiles comerciales). Ocurre lo mismo con el rol de Coordinador (asociado a profesionales que saben detectar talento y delegar responsabilidades). Estos dos roles están ampliamente representados mientras que en el equipo se echa en falta la presencia de otros roles. Es lo que en terminología Belbin denominamos vacíos de roles, o lo que es lo mismo, falta de diversidad. El equipo debe entenderlo y diseñar algunas estrategias que le permitan llenar estos vacíos para llevar a cabo la mejor maratón posible.

Durante el trabajo de concreción del objetivo es también indispensable que el facilitador esté atento a lo que sucede en el equipo para evidenciarlo. Tanto si son comportamientos a mejorar como si se dan ejemplos de fortalezas del equipo. Este hecho nos permite trabajar sobre el terreno y poner ejemplos concretos y reales de lo visto durante la jornada. Además de corroborarlos con la información que nos da el círculo de roles.

Algunas de las cuestiones sobre las que pusimos el acento:

• El equipo tuvo en cuenta los roles para evaluar el momento de la discusión dónde más valor aportaban.
• Pidieron ayuda al miembro del equipo con un rol orientado a la concreción de acciones cuando les fue necesario.
• Cayeron en la falta de escucha.
• No participaban todos los integrantes.
• Se desviaron del tema en varias ocasiones.
• En un principio se marcaron un objetivo excesivamente ambicioso, que juntos fueron ajustando hasta estar de acuerdo todos.
• El líder supo confirmar el acuerdo con el objetivo e inyectar energía al equipo.
• Celebraron el acuerdo, como no, en un equipo tan optimista y vital.

Esprint final, todos juntos

Esta última fase es muy rica para el equipo ya que se pone a trabajar con una consciencia clara. El foco recae en las implicaciones de su composición.

Precisa de un trabajo de profundidad ya que no sólo se trabajaron fortalezas y debilidades. También se concretaron las estrategias del equipo para suplir el vacío de roles. Potenciar los roles menos presentes en el equipo y que eran de vital importancia. También se definieron las estrategias y planes de acción a poner en marcha para que cada uno de los integrantes del equipo contara con el espacio necesario para dar lo mejor de sí mismo.

Compromiso. Aceptación de la diversidad. Mayor conocimiento de uno mismo y de los demás y motivación por el objetivo común resumen la jornada.

Conseguimos que el equipo cruzara la línea de meta dados de la mano, en sintonía y cohesionado.

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