La gestión de proyectos puede ser un hervidero de dificultades y puede presentar innumerables problemas a los managers.
¿Cómo conseguir que los miembros del equipo rompan el hielo y se compenetren rápidamente? ¿Cómo crear una atmósfera colaborativa y comprometida y trabajar para alcanzar la seguridad psicológica a la vez que se garantiza que el trabajo se realiza a tiempo? ¿Cómo superar la competencia interdisciplinaria o interdepartamental que puede amenazar la cooperación y, en última instancia, el éxito?
Puede ser tentador ignorar el elemento «personas» y centrarse en hacer el trabajo, especialmente cuando las probabilidades de que el proyecto se realice a tiempo son bajas. Pero al hacerlo solo se exacerban los problemas predestinados a surgir.
Entonces, ¿cómo lograr una gestión de proyectos eficaz?
La flexibilidad es la clave. Si quieres que la gente piense, y trabaje, fuera de sus límites habituales, debes ofrecer un nuevo marco para la colaboración.
Explorar los estilos de comportamiento presentes en el equipo de proyecto te permite encuadrar las contribuciones individuales de una manera diferente. En lugar de centrarte en la procedencia geográfica o departamental de los miembros del equipo, hablar de Roles de Equipo permite poner el acento en el conjunto único de fortalezas que cada persona puede ofrecer, abre nuevas oportunidades para la colaboración más allá de los nombres o las descripciones de los puestos de trabajo y destaca el terreno común o la sinergia entre los miembros del equipo.
Los 5 pasos para la gestión de proyectos eficaz:
1. Encuentra el ajuste perfecto
Idealmente los diferentes estilos de comportamiento deberían usarse para formar, e informar, a tu equipo de proyecto. Es muy frecuente en la gestión de proyectos que los equipos posean una amplia gama de habilidades duras y experiencia pero carezcan de la diversidad de comportamientos necesaria para el éxito. Si el equipo ya está formado, es igualmente importante utilizar la información sobre las fortalezas presentes en términos de Roles de Equipo para determinar quién debería involucrarse en cada etapa.
2. Vincula la tarea al Rol de Equipo
Es una práctica habitual en la gestión de proyectos desglosar el proyecto en tareas que deben realizarse. Gestionamos el trabajo a realizar durante el proyecto, agregamos fechas límite y organizamos reuniones para verificar que el trabajo se hace a tiempo. Hay toda una industria creada para proporcionar herramientas para lograr todo esto. Pero, ¿con qué frecuencia se toma en consideración el elemento humano? Al delinear las tareas que conforman un proyecto, debe emplearse tiempo en considerar qué comportamientos asociados a los Roles de Equipo son los más adecuados para cada tarea. Una vez que se ha abordado esta cuestión, el siguiente paso es asignar el trabajo a la persona que destaca en esos comportamientos.
3. Muy simple, un proyecto puede verse así
En este caso, es el rol del Coordinador quien supervisa el proyecto, asegurándose de que el comportamiento del Impulsor se pone en marcha cuando se aproximan las fechas límite de entrega. El comportamiento del Cohesionador se vuelve crítico cuando se necesita diplomacia y empatía para clamar las aguas y el Especialista cuando se requiere una comprensión profunda del tema.
Asegurarse de que solo las personas requeridas están presentes en cada etapa del proyecto significará menos frustración (y menos reuniones que consumen tiempo) para todos los involucrados.
4. Manten al equipo en la senda
Inicialmente puede que el feedback no sea posible (si los miembros del equipo no se conocen), pero debería ser factible una vez que los miembros del equipo han trabajado juntos durante algunos meses. Pedir a los miembros del equipo que completen la Evaluación del Observador de sus compañeros, ofrece la oportunidad de revisar sus contribuciones y articular cualquier discrepancia entre los roles que desean desempeñar y las expectativas de los demás en el equipo.
Si comienzan a surgir conflictos, la acción descrita anteriormente brinda la oportunidad de reflexionar antes de que los problemas interpersonales desvíen los esfuerzos del equipo. Las conversaciones, tanto con el manager como entre colegas, pueden dar lugar a importantes revelaciones sobre la forma en que opera el equipo.
5. Ayuda a tu gente a articular los desafíos de trabajar en un equipo de proyecto
«Trabajo mejor cuando puedo … porque …»
Para aquellas personas cuya percepción de sus Roles de Equipo coincide perfectamente con la visión de los demás acerca de sus comportamientos, agregar el feedback de los observadores supone una oportunidad para manifestar abiertamente sus puntos fuertes y reforzar el impacto positivo de su Rol dentro del equipo.
«Me siento frustrado o menos comprometido cuando esto sucede, porque …»
Por supuesto, incluso cuando contribuimos desde nuestras fortalezas (el mejor de los escenarios), es esperable que nuestras debilidades asociadas también entren en juego. Explicar cómo y por qué tenemos dificultades o por qué experimentamos frustración o decepción, es clave para manejar estas debilidades por el bien del equipo. Puede ser tan simple como relevar a un Cohesionador de tomar decisiones bajo presión, o mover las tareas de seguimiento de la mesa de un Investigador de Recursos extrovertido a la de un Implementador / Finalizador, que es más probable que disfrute con este tipo de tarea.
«Desempeño diferentes roles en mi otro equipo».
¿Está la persona disfrutando el desafío de explorar roles distintos en un nuevo contexto de equipo? ¿Cuáles son los desafíos de una identidad cambiante en términos de Roles de Equipo?
«Quiero hacer más este tipo de cosas» o «No ves todas estas otras cosas que puedo hacer».
¿Quizás el proyecto solo está utilizando una parte del arsenal de fortalezas asociadas a los Roles de Equipo de la persona, o estas fortalezas no se han articulado claramente en el nuevo equipo? Si es apropiado, ¿cómo podría la persona manifestar y desarrollar estas fortalezas para beneficio del equipo?
«Puedo hacer esto por ahora, pero no es algo natural».
A veces los equipos de proyecto pueden causar tensiones en términos de Roles de Equipo al obligar a una persona a dejar de contribuir desde uno de sus principales Roles de Equipo para poder cubrir otro rol que es requerido. Si el esfuerzo se requiere durante un plazo de tiempo corto y si los otros miembros del equipo lo reconocen y aprecian, puede ayudar a aliviar los efectos negativos que este esfuerzo produce en la persona en cuestión.
Cómo solucionar los problemas de los equipos de proyecto más comunes
Entonces, ¿qué sucede cuando, a pesar de los mejores esfuerzos, el equipo de proyecto se enfrenta a un obstáculo? Primero, es importante erradicar cualquier problema de comportamiento subyacente y luego considerar si la solución puede abordarse con diferentes enfoques de comportamiento.
1.- Gastar demasiado tiempo en las fases iniciales.
Si el equipo cuenta con muchas personas desempeñando comportamientos del tipo Cerebro e Investigador de Recursos y carece de comportamientos centrados en la tarea (Impulsor, Implementador y Finalizador), es posible que se quede estancado al comienzo del proyecto, ya que todas las personas creativas estarán compitiendo por sus ideas. Se necesita la contribución del rol Impulsor para provocar una solución y hacer avanzar las cosas. También se requerirán los roles de Implementador y Finalizador para garantizar que los planes se llevan a cabo y con un alto nivel de calidad.
2.- Parálisis por análisis / muerte por discusión
Si el equipo cuenta con muchas personas que tienden a contribuir desde el Rol de Monitor Evaluador (e incluso desde Coordinador), puede ser difícil pasar de la discusión a la acción. Además de no cumplir los plazos, esto puede resultar frustrante para otros miembros del equipo que desean avanzar.
3.- Organizar demasiado pronto o quedar atascado en el detalle
Por otro lado, si aquellos roles cuya contribución entra en juego en la fase final de un proyecto (Implementadores y Finalizadores) pasan a la acción demasiado pronto, el equipo puede tomar una solución inadecuada o mal analizada, en nombre de hacer las cosas y producir un resultado.
4.- Saltarse la investigación
En la fase de investigación del proyecto, es posible que se requieran las contribuciones del Investigador de Recursos y del Especialista para asegurarnos de que el equipo está al tanto de su competencia y de proporcionar conocimientos específicos y experiencia, respectivamente. Sin estos comportamientos, el equipo corre el riesgo de perder una pieza clave de inteligencia que podría comprometer el éxito.
Encuentra el equilibrio de tu propio equipo.
Por supuesto, los requerimientos de cada equipo de proyecto son diferentes: el equilibrio exacto de Roles de Equipo requerido dependerá de los parámetros específicos del proyecto. ¿Lo más importante para lograr una gestión de proyectos eficaz? Considerar la diversidad de comportamientos en todas las etapas del ciclo de vida del equipo de proyecto para tener las mayores posibilidades de éxito.
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