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Metodologías Ágiles y Belbin: equipos sin miedo al error

Un artículo escrito por Victoria Bird

Las metodologías Ágiles empoderan a los equipos multifuncionales, les permiten unirse, auto-gestionarse y producir productos complejos en entornos desafiantes. Generan también mayor compromiso en los empleados, lo que reduce el tiempo necesario para llevar un producto al mercado y producen una mayor satisfacción del cliente.

Como filosofía, las metodologías Ágiles tratan de identificar las incertidumbres de un entorno de trabajo determinado y descubrir cómo adaptarse a las mismas sobre la marcha.

Su dogma consiste en priorizar a las personas sobre los procesos y responder al cambio, en lugar de ceñirse rígidamente a un plan, por lo que no es difícil ver por qué puede ser un enfoque bienvenido en las circunstancias actuales.

Pero, por supuesto, trabajar rápido con equipos multifuncionales, que ahora además son principalmente equipos virtuales, no es tarea sencilla. Afortunadamente, hay una serie de sinergias entre las metodologías Ágiles y los Roles de Equipo Belbin. A continuación examinaremos cómo Belbin puede introducirse en el modo de hacer de las metodologías Ágiles e incrementar el rendimiento de sus equipos.

Cómo funcionan las metodologías Ágiles

Un equipo Ágil está formado por: el Product Owner (stakeholder y visionario que comprende cómo encajará el producto en la estrategia del negocio); un Scrum Leader (miembro del equipo y coach que gestiona el proyecto día a día) y los miembros del equipo (la “tripulación” del proyecto que lleva a cabo el trabajo del proyecto).

A diferencia de la gestión por proyectos tradicional que se centra en un entregable o producto final, Scrum divide los objetivos en “sprints” más pequeños. De modo que los entregables o productos derivados del trabajo se pueden desarrollar, revisar y lanzar rápidamente. Esto acelera el proceso de fallo, evaluación y mejora.

Además de los sprints, el proceso de trabajo ágil puede incluir una breve reunión diaria para debatir el trabajo de ayer, el trabajo de hoy y cualquier pregunta que surja. También incluye revisiones por parte del equipo, compañeros y mánagers después de cada sprint y antes de completar una tarea.

Equipos Ágiles en acción – La composición del equipo

Los equipos Ágiles son multifuncionales, sin embargo la asignación de roles funcionales es menos explícita dentro de estos equipos. Es probable que los miembros del equipo participen en diferentes etapas de un proyecto, desde el desarrollo hasta las pruebas y más allá. La idea es que los roles funcionales estén claramente repartidos pero que a su vez sean flexibles para permitir que los miembros del equipo tomen la iniciativa. Si bien esta forma de trabajar puede presentar enormes ventajas (la idea es que el equipo no dependa de personas externas para progresar), también puede generar gran incertidumbre y una mayor sensación de desorganización y, por tanto, existe mayor riesgo de que el equipo fracase.

metodologías ágiles

Por lo tanto, a la hora de crear un equipo Ágil, es crucial tener en cuenta los roles comportamentales de sus integrantes, para así comprender y anticipar las necesidades del equipo a lo largo del proyecto y establecer las cosas para que cada uno de sus integrantes tenga éxito.

Por ejemplo, a la hora de probar un producto, es probable que un Implementador siga un proceso eficiente, documentando sus hallazgos sobre la marcha. Un Finalizador tenderá a poner el foco en los detalles más finos (el tipo de letra aquí, la alineación del texto allí), mientras que un Investigador de Recursos probablemente realizará las pruebas más esporádicamente y quizá probando aquellas partes que le resulten más interesantes o que considere más interesante para el usuario final o siguiendo las últimas tendencias. Anticipar estas diferencias significará menos sorpresas no deseadas en cada etapa del proyecto y puede ayudar a los miembros del equipo a apreciar el valor de los enfoques diferentes al propio.

Equipos Ágiles en acción – El tamaño del equipo

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Otra área de sinergia con Belbin es que los equipos Ágiles suelen ser más pequeños que los equipos de trabajo tradicionales. Este hecho incrementa la probabilidad de que se den comportamientos de equipo (en lugar de de grupo), lo que a su vez permite una calibración más precisa de los Roles de Equipo involucrados. Vale la pena señalar que el tamaño ideal de un equipo según el Dr. Belbin es de cuatro personas y este debe construirse cuidadosamente para cubrir los nueve Roles de Equipo (o los que sean necesarios según el propósito del equipo). Si los integrantes del equipo constituyen un número par, nadie tendrá voto de calidad en caso de empate lo que pone mayor énfasis en la toma de decisiones por consenso.

Las metodologías Ágiles se originaron en entornos de desarrollo de software y programación por lo que también impulsan mucho el trabajo en parejas. Este tipo de trabajo puede potencialmente ser altamente efectivo y productivo. Sin embargo, para tener éxito requiere un escrutinio aún más detallado de la química existente entre los distintos Roles de Equipo ya que no hay espacio para ocultar los desacuerdos. Si bien es importante emparejar a las personas con estilos de trabajo complementarios, compartir algunos comportamientos garantiza puntos de encuentro que facilitan la relación. El informe Belbin de relaciones laborales proporciona un análisis profundo de las similitudes y diferencias en términos de comportamiento entre dos personas, identificando sinergias y señalando posibles desencuentros. 

Equipos Ágiles en acción – dar y tomar

A la hora de elegir un “Scrum Master”, se recomienda a los equipos que seleccionen a alguien con experiencia probada en la ejecución de dicha función. Además, al tener que tratar tanto con el Product Owner como con los miembros del equipo, este miembro del equipo-coach necesita desplegar una gran diversidad de comportamientos y habilidades para satisfacer las expectativas de ambas partes. Si bien algunas personas cuentan con un número reducido de Roles de Equipo preferidos, otros pueden desplegar una mayor variedad de comportamientos entre sus roles preferidos y capaces de asumir, lo que les puede hacer más aptos para desempeñar el rol de “Scrum Master”.

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Éxito y fracaso: Altibajos de los equipos y metodologías Ágiles

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1. Adaptabilidad

Los procesos Ágiles son iterativos lo que trae beneficios notables en un mercado en constante cambio. Actualmente, es probable que realizar una campaña a largo plazo que puede no ajustarse a las demandas del mercado en un par de meses, provoque tanto pérdida de ingresos, como gran frustración.

2. Responsabilidad, transparencia y confianza

En declaraciones a Forbes, Nahia Orduña comenta la importancia de generar y mantener la transparencia y la confianza, especialmente en los entornos virtuales. Afirma que el coaching y el feedback continuos son clave para crear una “cultura de escucha” en la que prosperan los equipos Ágiles. Si bien las ideas, esperanzas e inquietudes se pueden transmitir de manera informal y ad hoc, el Informe Belbin ayuda a consolidar el feedback sobre el comportamiento individual y del equipo a través de una métrica clave y objetiva.

Supone un excelente punto de partida para las entrevistas de desarrollo individuales y de equipo. Los equipos Ágiles son democráticos (no hay un líder) y también lo es Belbin. Mientras que algunas mediciones se basan en el autoconocimiento individual, Belbin utiliza el feedback de los observadores. Estas observaciones brindan a cada miembro del equipo la oportunidad de expresar cómo le impactan a él mismo y al equipo en general los comportamientos individuales.

Esto genera una imagen congruente sobre cómo funciona el equipo (y cada uno de sus integrantes). Es más, este proceso puede repetirse siempre que las cosas cambien en el equipo para ayudar a diagnosticar problemas o identificar aquellos que puedan surgir más adelante.

Para los líderes Scrum es crucial comprender las implicaciones de la diversidad de comportamientos que entran en juego en un equipo para generar confianza entre los miembros del mismo. Un equipo Ágil multifuncional que previamente nunca ha compartido espacio de trabajo, en primer lugar requiere realizar algunos ajustes en los diferentes estilos de trabajo. Por ejemplo, a un Implementador fuerte (que se enorgullece de actualizar el Kanban cada hora) puede preocuparle que alguien con comportamientos asociados al rol de Cerebro, pase mucho tiempo en cierta manera como desconectado y que vuelva a conectar solo para compartir una idea nueva.

Por supuesto, depende del equipo decidir qué es aceptable y qué no lo es dentro de la forma de trabajar acordada, pero comprender los comportamientos y las motivaciones de sus miembros puede ayudar a generar confianza, al mismo tiempo que todo el mundo cumple con sus responsabilidades.

fallar en las metodologías ágiles

3. Fallos rápidos

Un principio clave de las metodologías Ágiles es que los equipos deben sentirse seguros respecto a poder fallar y fallar rápidamente. Esto significa fomentar un entorno en el que no solo se reconozcan los fracasos, sino que se celebren como parte del proceso de aprendizaje. La razón es que aceptar y fomentar el fracaso permite que los equipos se vuelvan más aventureros, abiertos y confiados para así aprender de los errores pasados ​​y evitar perder el tiempo con culturas basadas en la culpa y el miedo a comenzar algo nuevo.

Sin embargo, fomentar el fracaso y el tipo de confianza que permite a los equipos fracasar sin temor a recriminaciones individuales o grupales, es más fácil de decir que de hacer. Para muchas organizaciones, el fracaso no forma parte de la política de la empresa.

El lenguaje de los Roles de Equipo Belbin comparte la misma franqueza. Creemos firmemente en la importancia de centrarnos en fortalezas, pero también en dar espacio a las debilidades, reconocer en qué áreas podemos tener dificultades y solicitar ayuda a otras personas. Este proceso implica identificar las carencias individuales (y cómo pueden afectar al equipo) y permitir al equipo formular estrategias para compensarlas, generando interdependencia y confianza entre los miembros del equipo y seguridad psicológica en el equipo como un todo.

Pasos prácticos para utilizar Belbin y metodologías ágiles

1. Descubre tus Roles de Equipo Belbin

Los informes individuales Belbin constituyen un retrato de la contribución de cada persona al equipo. Cuando los equipos multifuncionales se configuran rápidamente, el Informe puede actuar como una especie de “pasaporte conductual”, lo que permite que el resto de miembros del equipo comprendan rápidamente cómo le gusta trabajar a cada integrante. Una vez que el equipo ha estado trabajando conjuntamente durante aproximadamente seis meses, cada miembro del equipo puede solicitar a sus compañeros que le observen a través de la Evaluación del Observador. De esta manera les hará partícipes de su Informe e identificará cualquier diferencia entre los Roles de Equipo que la persona en cuestión aspira a desempeñar y los que el resto del equipo observan.

metodologías ágiles puzzle

2. Crea una imagen general del equipo

Los informes de equipo agregan los datos individuales Belbin de cada miembro del equipo para crear una imagen general del mismo. Esta imagen incluye los excesos y defectos de las distintas contribuciones y la “cultura” general que probablemente prevalecerá en el equipo. Con este conocimiento, el equipo puede prevenir las dificultades que probablemente emerjan derivadas de la química entre Roles de Equipo y aprovechar los roles complementarios cuando sea posible.

equipo metodologías ágiles

3. Diseña una estrategia para el éxito 

Es probable que el trabajo Ágil se adapte más al estilo de algunos Roles de Equipo Belbin que al de otros. Por ejemplo, quienes tienden a desplegar los comportamientos asociados al Impulsor o al Investigador de Recursos, pueden prosperar en ritmos de trabajo rápidos y los Cerebros fuertes probablemente agradecerán la oportunidad de deshacerse de una idea vieja en favor de una nueva. Mientras que aquellos cuyas fortalezas están asociadas al Finalizador o al Monitor Evaluador, pueden no acoger con los brazos abiertos la idea de “fallar rápidamente” y es poco probable que los Implementadores fuertes disfruten de los cambios frecuentes que conllevan estas metodologías.

Sin embargo, esto no significa que estos comportamientos se deban excluir o minimizar; sus contribuciones no son menos importantes para el éxito del equipo. Más bien, el equipo necesita desarrollar estrategias para asegurar que estos miembros del equipo se adhieren al proceso Ágil y puedan participar de una manera que mitigue su malestar.

Por ejemplo, deben administrarse cuidadosamente las cargas de trabajo del Finalizador y las personas con fuertes fortalezas de Monitor Evaluador pueden dirigir las sesiones de “lecciones aprendidas” para capitalizar así sus inclinaciones analíticas y estratégicas.

4. No más conjeturas 

En resumen, Belbin elimina algunas de las conjeturas de lo que es potencialmente un trabajo en equipo de alto riesgo y grandes ganancias. Promueve la transparencia y la confianza entre las personas a través de un lenguaje común, un feedback constructivo y el reconocimiento de posibles fracasos, incluso cuando los equipos no pueden reunirse en persona. Permite a los equipos responder al entorno y adaptarse a medida que avanzan.

Próximos pasos

¿Trabajas con equipos Ágiles y Belbin? ¿Estás incorporando metodologías Ágiles como resultado de la pandemia? ¿Tienes experiencia aplicando metodologías Ágiles y Belbin en equipos virtuales? Nos encantaría tener noticias de ti; es posible que podamos ayudarte.

Puede descargar el pdf de este artículo. También puedes ver este webinar sobre Belbin y metodologías Ágiles.

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