Organizaciones ágiles y flexibles - Blog Belbin
Sitio web oficial de Belbin España

Organizaciones ágiles y flexibles

Los cuatro ponentes acreditados en la metodología Belbin nos demuestran una vez más los beneficios de la utilización de los informes Belbin a través de su amplia experiencia aplicando los mismos en distintos entornos.

Como en nuestros anteriores webinar de casos prácticos, cada caso tiene una duración de 10 minutos. La última parte del webinar se dedica a contestar las preguntas que los participantes plantearon durante el mismo.

Aprovechamos este blog para que podáis volver a disfrutar del webinar y dar respuesta a todas las preguntas que quedaron sin contestar.

Preguntas realizadas durante el webinar que no fueron contestadas:

1. Para Laura: ¿Cómo trabajaron el refuerzo de empatía y la conciliación de las diferencias entre los Roles que causaban conflicto?

A nivel grupal:

  • Siempre decimos que para empatizar primero hay que entender y para entender hay que escuchar. Durante la sesión formativa, fomentamos el intercambio de opiniones y sensaciones acerca de los diferentes Roles presentes en el equipo. El primer paso es tomar conciencia de que pueden ser un equipo de alto rendimiento si entienden la complementariedad como algo positivo y necesario.
  • Reforzamos mucho la idea de que si nos focalizamos en los últimos Roles, generaremos frustración y sentimiento de falta de competencia.
  • En tercer lugar, vinculamos los Roles principales de cada miembro del equipo a situaciones concretas del día a día: en qué momentos se requiere la presencia de ese Rol y qué nos aporta de positivo.
  • Por último, analizamos en qué situaciones esperaban más del resto del equipo (expectativas irreales o de efecto espejo) y lo vinculamos a Roles para que pudieran modificar determinadas dinámicas. Por ejemplo: La gerente hizo un tándem con la responsable 1. La responsable 2 se sintió como apartada, como si no fuera igual de válida. Inicialmente la gerente no lo veía así, pero luego se fue dando cuenta de que sí, de que hablaba más con la responsable 1 porque ésta tenía más iniciativa, inquietudes, motivación por la mejora continua… y acababan tomando decisiones sin contar con la responsable 2. Una vez detectado este comportamiento, la gerente se dio cuenta que la mejor forma de obtener lo mejor de la responsable 2 no era esperar a que fuese ella la que viniera, como con la responsable 1, sino al revés.

A nivel individual:

Nos centramos básicamente en 2 puntos:

  • El primero, detectar diferencias significativas entre IAP y Observadores y reflexionar sobre los motivos de esta desviación: ¿Cómo nos estamos mostrando? ¿Por qué mis compañeros no están viendo determinados Roles?
  • Analizar las debilidades asociadas a los Roles principales: En este caso, se hizo un trabajo individual más específico con la gerente, puesto que las debilidades asociadas al Rol de Impulsora eran elevadas y esto estaba generando más crispación en el equipo. Tomar conciencia de esta área de mejora era clave para que pudiera ser la mejor versión posible del Rol y para que la exigencia y la presión por conseguir los objetivos no se viera como algo amenazador para el resto.

2. Para el equipo Belbin: Me gustaría saber la duración de las sesiones en equipo.

Realmente no hay una respuesta específica a esta cuestión ya que depende completamente de los objetivos a alcanzar, número de participantes y otra serie de variables. Lo que sí recomendamos es realizar una sesión de seguimiento a posteriori para comprobar en qué medida las acciones propuestas se están llevando a cabo y de no ser así, encontrar las razones de ello y atajarlas.

3. Para Irene: Al rediseñar ellos mismos las tareas del equipo de front desk se dio algún caso donde un colaborador tomara más responsabilidades y haya pedido mayor remuneración? Si se diera una situación así, ¿cómo lo manejarías para que no haya caos entre todos los colaboradores y la compañía?

Nadie pidió mayor remuneración porque no sintieron que tuvieran más responsabilidad, ni más trabajo… Al contrario, sintieron que su responsabilidad recaía fundamentalmente en las tareas en las que más fluían, en lo que hacían con más gusto y más dedicación natural. Ninguno dejó de hacer ninguna de las tareas, una recepción tan pequeña no se lo puede permitir. Cada persona tiene que ser lo más versátil posible. Solo que los pesos en el tipo de tarea se repartieron, haciendo que la jornada fuera más placentera para cada uno y para todos como equipo. 

4. Para Nils Ahmad: Soy profesor y utilizo Belbin. ¿Qué tipo de instrucción dáis a los alumnos para informar qué es un equipo eficaz? Es un tema que me interesa mucho, antes de formar los equipos Belbin.

  • Trabajamos con ellos la diferencia entre equipo y grupo.
  • Les explicamos los estudios e investigaciones que ha hecho Belbin respecto a equipos eficaces.
  • Y luego “jugamos” con ellos. Depende del grupo pueden ser juegos de “teams spirit” parecido a lo que hace Belbin en su curso de acreditación o les damos casos prácticos (reorganizar un equipo, nueva contratación) para que vean las fortalezas de un equipo eficaz.

5. Para el equipo Belbin: Tal vez lo habéis dicho antes pero no tengo claro cómo se llega a identificar el Rol de cada uno de los participantes. ¿Se aplica un cuestionario personal propio más la visión de los compañeros? ¿Lo podríais aclarar?

¡Exacto! La única manera de identificar los Roles Belbin de una manera fiable y validada científicamente es a través del Inventario de Autopercepción Belbin (IAP). Dicho cuestionario se compone de un total de 10 secciones y genera un informe que describe las que tú crees que son tus habilidades laborales.

Por otro lado, si lo que quieres es obtener una visión más completa de ti mismo, es muy recomendable que sumes la visión de observadores a tu IAP. Tus observadores completarán también de manera online el cuestionario Evaluación del Observador (EO). Agregar dichas observaciones a tu autopercepción no tiene coste adicional. Puedes obtener más información sobre la importancia de los observadores aquí. Los observadores ideales son personas que trabajan codo con codo contigo y te conocen bien en el ámbito laboral.

6. Para Laura: Si puede dar un poco más de detalle cuando habla de la utilización de Belbin en sus tres pilares.

Pilar 1. Organización y estructura: Invertimos unas 4 horas. Aquí podemos vincular Belbin sobre todo a la necesidad de encontrar el equilibrio entre cumplir con el rol exigido por la posición (gerente, jefe/a de turno y jefe/a de cajas) y poder desarrollar nuestros Roles principales Belbin. A veces se requiere de un sacrificio de Rol puntual para poder llegar a los objetivos. También nos ayuda a ver el nivel de organización del equipo, el grado de delegación…

Pilar 2. Trabajo en equipo: Invertimos unas 4-5 horas. Primero les invitamos a pensar en fortalezas de los compañeros, y después a reflexionar sobre el trabajo en equipo y qué se requiere para que un equipo funcione. Seguidamente hacemos algunos ejercicios vinculados con el negocio y les damos un tiempo para organizarse. De este modo vamos viendo las dinámicas internas del equipo, cómo se organizan, como reparten tareas, etc. Después explicamos la teoría Belbin, repartimos los informes individuales y los compartimos. En la siguiente sesión trabajamos el Círculo de Roles de Equipo Belbin y analizamos con detalle la composición del equipo.  

Pilar 3. Reforzar habilidades de liderazgo y comunicación: Invertimos unas 7-8 horas. Aquí los informes individuales dan mucha información sobre qué se nos da bien y qué podríamos mejorar en cuanto a gestión de equipos. Por ejemplo: Si tenemos más o menos capacidad de adaptación, grado de delegación, diplomacia, etc. Belbin nos ayuda a detectar esto. También nos sirve para reforzar la importancia de la empatía, la comunicación, la confianza, el liderazgo situacional…

7. Para el equipo Belbin: Observé que en algunas empresas re-organizaron los equipos, ¿qué tan bueno es esto? ¿Qué pasa si no se pueden reorganizar?

Una de las claves de los equipos exitosos es la diversidad de habilidades o soft skills en el equipo. Es decir, la diversidad de Roles y por supuesto que las personas que integran el equipo sean conocedoras de los mismos. En equipos ágiles, por ejemplo, este equilibrio se puede dar de manera más rápida dado que pueden intercambiar personas en los diferentes proyectos para equilibrarse. Más información sobre Metodologías Ágiles y Belbin.

Sin embargo, ¿qué ocurre si no podemos cambiar a las personas de nuestro equipo? Esta situación es la más habitual. La metodología Belbin permite que el equipo sea consicente del efecto que su composición produce sobre su desempeño, asuma la responsabilidad sobre las acciones a tomar y evolucione para resultar más eficaz. El ejercicio que utilizamos para este análisis se llama El Círculo de Roles Belbin y permite entre otras cosas:

  • Tener una imagen clara del conjunto del equipo
  • Descubrir las fortalezas y debilidades del equipo
  • Establecer un plan de acción para solventar vacíos y/o excesos de Roles
  • Medir la evolución del equipo

8. Para Irene: ¿Habéis tenido otros casos de re-organización a partir de aplicar Belbin como el mostrado con el equipo de recepción?

Sí, no es el único equipo donde nos ha ocurrido. Como decía, trabajar la metodología Belbin con cualquier equipo siempre es un éxito porque siempre hay reajustes. Algunos equipos lo hacen en mayor y otros en menor medida. Esto se debe a muchas razones: más o menos apertura mental y predisposición al cambio y más o menos facilidad de ajuste por el número de personas que componen el equipo o el tipo de función que realizan. En este equipo la reorganización fue muy clara porque supuso cambios, incluso en la configuración de los turnos.

9. Para Laura: ¿Las mejoras de los equipos se mantienen en el tiempo o hay que hacer sesiones recordatorias cuando surgen roces en el equipo?

Si no se producen cambios en los equipos, normalmente la cohesión va a más y, si no sucede nada fuera de lo normal, no suele ser necesario hacer sesiones de refuerzo (aunque les remarcamos que los Roles Belbin reflejan el momento presente). Normalmente las dificultades se producen cuando hay cambios dentro del equipo y en nuestra empresa es relativamente habitual (abrimos muchas tiendas nuevas, posibles bajas, cambios de residencia, cambios para modificar dinámicas…)

Ahora mismo estamos incluyendo Belbin en un plan formativo de una duración determinada, por lo que (de momento) no nos permite hacer sesiones recordatorias ya que la formación es de 16 horas para cada equipo de gestión. Es verdad que si detectamos problemas de cohesión importantes, tenemos margen para añadir alguna sesión más de refuerzo, como hice en el equipo que puse como ejemplo. Actualmente estamos priorizando que todos los equipos de gestión de la empresa (tiendas) puedan hacer esta formación. De momento hemos formado a unas 400 personas más o menos y nos quedarían unas 250 más. Una vez se hayan formado todos los equipos, analizaremos si creemos conveniente reforzar con sesiones recordatorias, sobre todo en aquellas tiendas donde se han producido cambios en los componentes de los equipos de gestión.

Somos un total de 3 formadoras internas para este proyecto y cuando finalizamos la formación en una tienda no podemos hacer seguimiento puesto que empezamos la formación en otra. Aquí contamos con el apoyo del jefe de zona o área mánager y el coordinador que son los referentes de dichos equipos y quiénes pueden acompañarles en su día a día. Nosotras redactamos un informe final con recomendaciones y con el Círculo de Roles de Equipo Belbin explicado para que tengan información más objetiva sobre cómo ayudar y gestionar al equipo (todas estas personas que ocupan posiciones estratégicas también fueron formadas en la metodología Belbin).

10. Para el equipo Belbin: ¿Los informes Belbin los desarrolla el usuario de una empresa específica o los desarrolla BELBIN con algún costo? ¿Existe entrenamiento? ¿Lo realiza Belbin?

Belbin Associates proporciona acceso a los informes Belbin. Es importante destacar la importancia de utilizar el informe Belbin oficial y no así otros recursos que además de atentar contra la marca y el copyright de Belbin no miden los Roles Belbin. La fiabilidad y validez de los informes Belbin es una de las claves para obtener buenos resultados en las acciones llevadas a cabo.

Más información sobre copyright

Más información sobre cómo acceder a los informes Belbin y precios

Existen dos tipos de formaciones o entrenamientos Belbin oficiales que aportan tanto conocimientos teóricos como prácticos y recursos para aplicar la metodología Belbin con seguridad y confianza. Ambas formaciones incluyen un diploma. Tan solo Belbin Associates realiza este tipo de formaciones oficiales:

11. Para Alba: Llevo tiempo intentando comprender cómo el método Belbin podría ayudarme en la transformación de la cultura de una organización o mejor dicho, en el cambio de chip de sus ejecutivos más reticentes al cambio.

La cultura corporativa es un conjunto de comportamientos normalizados dentro de las organizaciones. Por lo que Belbin te puede ayudar claramente a ver qué cultura corporativa existe teniendo en cuenta un buen análisis de los Roles presentes.

Para mi, el cambio cultural tiene que ser 100% Top-Down, si los ejecutivos son reticentes al cambio y están en una cultura del inmovilismo o “para qué cambiar si así estamos bien”, intentaría explicarles la necesidad del cambio de “chip” explicando casos reales de necesidades que todxs hemos sufrido. Por ejemplo, una pandemia mundial. Para mí las cuestiones principales que se les pueden plantear son: ¿Tenemos suficiente diversidad en la organización para afrontar crisis/movimientos? ¿Tenemos todos los perfiles necesarios en la organización para acoger la incertidumbre actual? ¿Con este estado estático, podemos afrontar cualquier cosa que se nos plantee a corto-medio plazo? ¿Las personas de la organización están preparadas? ¿Nosotros como directivos, estamos preparados?

Gracias a Belbin podemos ver los perfiles que pueden funcionar mejor en la organización a la hora de afrontar diferentes retos y etapas.

12. Para el equipo Belbin: ¿Qué Roles permiten a los equipos adaptarse mejor a la incertidumbre actual para ser realmente una organización adaptativa?

Realmente los 9 Roles Belbin son capaces de adaptarse y navegar en tiempos de incertidumbre, si bien es cierto que algunos de ellos se adaptan de manera más rápida y natural. Por ejemplo, la persona que tiende a desplegar el Rol Impulsor le mueven los grandes retos y tiene una actitud natural de “crecerse” ante las dificultades y ser capaz de tomar rápidas decisiones.

Una de las fortalezas del Rol Cohesionador es precisamente su capacidad de adaptación y flexibilidad. Por lo tanto, estas personas no se negarán a introducir los cambios que sean necesarios para que las personas a su alrededor continúen estando bien.

Otro ejemplo de un Rol que a priori no es de los que mejor se mueven en la incertidumbre, el Monitor Evaluador. Estas personas necesitan mucha información y tiempo para la reflexión. Sin embargo, en este escenario de incertidumbre total es muy positivo tener una persona que filtre y tenga una visión algo más estratégica. Por lo tanto, también el Monitor Evaluador será capaz de aportar en esta situación siempre y cuando se tengan en cuenta sus necesidades y se respeten sus “maneras de hacer” (igual que el resto de los Roles).

Si quieres saber cómo aborda cada uno de los 9 Roles de Equipo Belbin estos tiempos de incertidumbre por la crisis sanitaria mundial te recomiendo el siguiente artículo de blog.

Deja una respuesta