Teletrabajo y cómo gestionar personas en remoto

El teletrabajo es una opción que permite la flexibilidad y la conciliación laboral ante esta alerta sanitaria que estamos viviendo con el Coronavirus. El teletrabajo en España hasta hace bien poco ha sido una opción minoritaria y sin embargo en la actualidad es una modalidad a la que se están sumando multitud de organizaciones.

Además otras opciones como la formación online puede permitir que aprovechemos este periodo de tiempo para formarnos y prepararnos en aquellos temas que en otros momentos no nos es posible.

¿Estás preparado para instaurar el teletrabajo en tu organización?

Posiblemente todos vuestros sistemas informáticos estén bien configurados y los teléfonos desviados, sin embargo gestionar el trabajo virtual es mucho más que eso. ¿Tu estilo de liderazgo está preparado para el teletrabajo? ¿Te vas a enfrentar a un equipo de virtuosos o a una pesadilla de realidad virtual?

Cuando tu equipo no está en la oficina y debes gestionarlos en remoto te surgen algunas dudas:

• ¿qué puedes hacer para motivarles?
• ¿Cómo te deberías comunicar con ellos y con qué frecuencia?
• ¿Deberías esperar a que tu equipo se ponga en contacto contigo, o les deberías perseguir para que te informen sobre sus avances y recordarles las fechas límite?
• ¿Cómo manejarás el esfuerzo extra en comunicación que supone el trabajo virtual?
• ¿y cómo darás un toque humano a esa comunicación?

Si bien los comportamientos asociados a nuestros Roles de Equipo más altos pueden no cambiar cuando trabajamos por separado, alterar las líneas de comunicación puede arrojar obstáculos en el camino del equipo, y es probable que algunas personas se adapten más fácilmente al teletrabajo que otras. Por lo tanto, se necesita un cuidado adicional para gestionar esos comportamientos y garantizar que todo el mundo pueda dar lo mejor de sí mismo.

Las claves para instaurar el teletrabajo y cómo gestionar de manera remota los comportamientos asociados a cada Rol de Equipo Belbin

Por supuesto, hemos simplificado un poco las cosas. Cada uno de nosotros cuenta con fortalezas asociadas a más de un Rol de Equipo y la manera en que nuestros roles preferidos interactúan conforma nuestro estilo de trabajo único.

Sin embargo, identificar y tener en cuenta las aportaciones positivas y posibles dificultades a las que se enfrenta cada Rol de Equipo en un escenario virtual, como lo es el teletrabajo, puede ser un buen punto de partida para mejorar su gestión.

Comportamiento asociado al Rol de Equipo Cerebro 

Las personas que tiende a contribuir como Cerebros prefieren trabajar solas: se les ocurren ideas para que el equipo las lleve adelante. Así que, déjalos a su aire… hasta cierto punto. Dales cuestiones y problemas para resolver y anímales mucho. Sin embargo supervísales con cuidado para ver si continúan trabajando en lo que les has solicitado ya que su atención se ha podido desviar hacia una idea nueva que ha despertado su interés. Y no esperes una respuesta inmediata a tu correo electrónico si están absortos en la resolución de algún problema. Una llamada telefónica puede ser preferible.
Recuerda, un Cerebro puede ser sensible a las críticas de sus ideas por lo que si eres un Impulsor, Implementador o Monitor Evaluador fuerte, intenta adoptar un enfoque menos orientado a la tarea o a la crítica. Dales espacio para comunicarse.

Comportamiento asociado al Rol de Equipo Cohesionador 

Los Cohesionadores son muy buenos comunicadores. Son diplomáticos, perceptivos y probablemente sufrirán si se sienten separados de los demás.

Dales un papel que les permita mantenerse en contacto con el resto del equipo. ¿Quizás podrían enviar un correo de “supervisión» diario (o dos veces al día) para ver cómo está todo el mundo? ¿Quizás podrían poner en marcha un breve chat social online? Si bien tú puedes tener la tentación de omitir estas tareas cuando la presión acucia, recuerda que es clave para mantener la confianza en circunstancias inusuales.

Mantente en contacto con ellos por teléfono y recuerda: serán los primeros en informarte si alguien tiene algún problema.

Comportamiento asociado al Rol de Equipo Especialista 

Al igual que los Cerebros, los Especialistas prosperan cuando están solos. Asegúrate de darles un área de trabajo en la que puedan profundizar, pero no te olvides de supervisarles ya que querrás difundir cualquier hallazgo destacado al resto del equipo.

La comunicación por correo electrónico es probablemente la mejor. Asegúrate de hacerles preguntas muy específicas para minimizar la probabilidad de recibir a cambio una sobrecarga de información.

Comportamiento asociado al Rol de Equipo Finalizador 

A la hora de gestionar a un Finalizador de manera virtual, es clave proporcionarle claridad sobre prioridades y fechas límite. Dado que no son los más efectivos delegando o gestionando el tiempo, será aconsejable supervisarles regularmente. Además, los Finalizadores tienden a sufrir altos niveles de ansiedad. ¿Por qué no pedirle al Cohesionador que esté pendiente del Finalizador?

El resto del equipo puede tender a sobrecargar al Finalizador con trabajo. («¿Me podrías revisar esto?») Esto podría causar problemas, así que asegúrate de que todos conocen las reglas básicas a este respecto.

Comportamiento asociado al Rol de Equipo Investigador de Recursos

No suelen estar mucho en la oficina por lo que deberías estar acostumbrado a gestionarlos en la distancia. Sin embargo y teniendo en cuenta que los eventos y las reuniones se han cancelado, existe el riesgo de que se encuentren perdidos o que se salgan completamente del radar. Supervísales de manera regular pero no les presiones para obtener demasiados detalles.

Es probable que prefieran una llamada telefónica o de Skype, pero asegúrate de tener el control. Los Investigadores de Recursos a menudo son excesivamente habladores y pueden no dejar que el resto del equipo se pronuncie. Sin las señales sociales en las que nos apoyamos cuando compartimos el mismo espacio, deberás ser firme.

Comportamiento asociado al Rol de Equipo Implementador 

Puedes confiar en que el Implementador seguirá trabajando como en circunstancias normales. Fiable y trabajador hasta la médula, el Implementador se tomará este cambio en el ambiente de trabajo con calma. Sin embargo, te tendrás que asegurar que están al tanto de las adaptaciones o cambios que se deberán hacer en los procesos.

Apreciarán que les des la responsabilidad de organizar los nuevos procesos, o cualquier cosa que resulte atractiva a su practicidad. Mantente en contacto por correo electrónico. Prepara una lista de temas (orientados a la tarea por supuesto) sobre los que conversar.

Comportamiento asociado al Rol de Equipo Impulsor

Gestionar a los Impulsores puede ser complicado ya que les gusta hacerse notar. Cuando están solos, ¿quién se parará a escucharles? Pueden comenzar a exigir cosas por todos los medios disponibles, llamadas telefónicas y correos electrónicos, para asegurarse de que nadie está bajando el ritmo de trabajo o despistándose.

Podrían llegar a enemistarse con el resto del equipo ya que es probable que el estilo de sus correos electrónicos sea muy directo y sin miramientos. Normalmente, el equipo no se tomará esto de manera excesivamente personal (un Impulsor eficaz tiene un humor lo suficientemente bueno como para que las aguas vuelvan a su cauce), pero sin la interacción social, las relaciones podrían ser tensas.

Asegúrate de cumplir tus promesas y responder a tiempo. El Investigador de Recursos es el mejor para lidiar con el comportamiento del Impulsor en estas situaciones. ¿Por qué no darles un proyecto conjunto?

Comportamiento asociado al Rol de Equipo Monitor Evaluador

Prefieren trabajar solos. Por fin tendrán tiempo para reflexionar sobre el mejor curso de acción sin que el resto del equipo esté constantemente interrumpiendo. En ese sentido, los Monitores Evaluadores son bastante fáciles de gestionar de forma remota. Sin embargo, tienden a analizar las cosas en exceso. Existe el riesgo de que esta tendencia no se controle y ralentice el progreso.

Mantente en contacto, solicita avances. No les ignores. Recuerda, aunque el Monitor Evaluador puede no darte las respuestas que deseas, generalmente son las respuestas que necesitas.

Comportamiento asociado al Rol de Equipo Coordinador

Los Coordinadores son maravillosos involucrando a otros y asegurando que todo el mundo contribuye. Sin embargo, asegúrate de que no se aprovechan de la situación y delegan más de lo que les corresponde. Requieren contacto regular por correo electrónico y teléfono. Déjales que dirijan las reuniones virtuales y asegúrate de que abordan de manera explícita los desafíos del trabajo en equipo remoto. De esta manera se creará un espacio para transmitir y resolver las dificultades que puedan surgir en esta nueva manera de trabajar.

Su manera tranquila y segura también puede ayudar a sofocar cualquier pánico emergente que se pueda dar. Pídeles que compartan su capacidad para dar perspectiva a las cosas si estas comienzan a descontrolarse.

Los lazos que nos unen también en el teletrabajo

Por supuesto, no todo depende de ti como mánager. Para operar de manera efectiva en entornos desafiantes y que cambian rápidamente, los miembros de tu equipo deberán conocer sus propias fortalezas, y las de los demás, para saber a quién recurrir, y cuándo y cómo hacerse concesiones entre ellos.

En Belbin creemos que es posible empoderar a los equipos a través de un lenguaje accesible que nos ayuda a comprender los distintos comportamientos y que nos sugiere consejos prácticos y aplicables sobre cómo funciona el equipo. Armados con este conocimiento, los equipos pueden ganar seguridad en sus habilidades individuales y colectivas, y construir el tipo de confianza que se mantiene fuerte incluso cuando están separados.

¡Buena suerte! Estamos aquí para ayudarte, ¿tal vez ahora sea una buena oportunidad para «Belbinizar» a tu equipo? ¡Ponte en contacto!