6 claves del trabajo en remoto; La rueda ya está inventada…

En estos tiempos inciertos y de trabajo en remoto, todas las personas estamos tratando de averiguar cuál es el siguiente paso que debemos dar. Ante estas circunstancias, lo que importa es cómo nos comportamos, cómo nos organizamos y cómo nos comunicamos entre nosotros. Y, aunque la situación sea difícil, las crisis también presentan oportunidades. Necesitamos adaptarnos, pero no todo es negativo. Si estamos dispuestos a cambiar nuestra perspectiva y volver a los conceptos básicos sobre cómo trabajamos mejor, encontraremos algunos aspectos positivos. Aquí teneís un ejemplo de cómo de manera online también se pueden activar los equipos: Sesión de equipo online en Sacyr

1.- En tiempos de incertidumbre, recurrimos a lo que sabemos

En los talleres y cursos Belbin, realizamos actividades que presionan a los equipos, ya sea contra reloj o uno contra el otro. Eso se debe a que es una forma rápida de provocar que salgan a la luz comportamientos reales y sin pulir. Cuando las cartas están encima de la mesa, las pretensiones desaparecen y revertimos a lo que sabemos y a nuestra manera habitual de comportarnos. Esto puede significar que comprendamos fortalezas antes no valoradas: personas que se apoyan entre sí (un rasgo del Cohesionador), otras que mantienen la cabeza fría y orientan (como hacen los buenos Monitores Evaluadores) u otras que proporcionan conexiones clave entre las personas (como hacen generalmente los Investigadores de Recursos).

También podría significar que comprendamos las desventajas de nuestros comportamientos, como la alta ansiedad (vigila a los Finalizadores), el estado de ánimo bajo derivado del aislamiento (que puede afectar más a los Investigadores de Recursos y a los Cohesionadores) y tal vez la frustración de aquellos que no pueden trabajar tan eficientemente como les gustaría (Implementadores) o ver cómo no es posible cumplir los plazos (Impulsores). Sabemos que no todo encaja en el marco de los Roles de Equipo, sin embargo cuando trabajamos en entornos de incertidumbre, es útil entender estas tendencias porque las fortalezas asociadas a nuestros Roles de Equipo son manifestaciones externas de lo que nos hace avanzar, nuestras prioridades y nuestra visión del mundo.

2.- Necesitamos mantener las cosas pequeñas para que sean manejables

Que los equipos sean pequeños es un factor crucial (pero a menudo pasado por alto) para el éxito del equipo. El organigrama puede decir una cosa pero ahora está pegado a la pared de una oficina vacía. De repente necesitamos que las personas trabajen en remoto, pero cuanto más grande sea el grupo, más difícil será organizar reuniones online, alcanzar el consenso, cumplir con los plazos, etc. Cuando pedimos a las personas que soliciten a sus compañeros de trabajo que les observen para generar su informe Belbin, a menudo recomendamos que pregunten a entre 4 y 6 personas. Esto se debe a que generalmente no es posible trabajar estrechamente con un número mayor de personas.

Cuando los grupos grandes se disfrazan de equipos, a menudo encontramos que surgen «sub-equipos» más pequeños para así congregarnos de manera natural cumpliendo con ese número mágico. Ahora que muchos de nosotros ya no estamos en la oficina donde la pertenencia al equipo probablemente se vio influenciada por nuestra ubicación física, es probable que veamos con mayor claridad los «equipos reales», y podríamos sentirnos más libres para formar nuevas conexiones donde sea necesario (incluso en remoto).

3.- La comunicación cambia en remoto

Al estar muchos de nosotros trabajando desde casa, está claro que la comunicación va a cambiar. El lunes 16 de marzo de 2020, los equipos de Microsoft Teams colapsaron al iniciar sesión millones de europeos que estaban trabajando en remoto. Si bien es importante tener la tecnología correcta, es igualmente importante considerar las implicaciones humanas de las nuevas formas de comunicarnos. En el lado positivo, podríamos encontrar que hemos reevaluado la importancia de las reuniones, limitando los tiempos de las mismas y descubierto formas más innovadoras de compartir contenido, como videoconferencias, seminarios web y chats en vivo. Podríamos habernos vuelto más disciplinados en lo que a los plazos de las reuniones respecta y utilizar la tecnología para garantizar que se escuchan todas las voces. En el lado negativo, muchos de nosotros estamos perdiendo la oportunidad de hablar cara a cara. Utilizar más el correo electrónico, también significa que podríamos tener menos control sobre el tono de nuestras palabras y perder señales (a través de la expresión facial y el lenguaje corporal) sobre cómo se reciben estas.

Es importante recordar que el marco de los Roles de Equipo no es solo para describir cómo se comportan las personas, sino también para obtener claridad sobre cómo las personas se enfrentan al trabajo. Por ejemplo, imagina que deseas que un compañero revise un documento sobre la estrategia de la organización donde la estrategia ya ha sido acordada. Los Roles de Equipo te ayudarán a clarificar que necesitas el «ojo de un Finalizador», y que en esta etapa del trabajo no requieres un «ME» (Monitor Evaluador), ahorrando así tiempo y esfuerzo de ambas partes.

4.- Necesitamos estar juntos aunque estemos en remoto

Es alentador ver grupos de voluntarios ofreciendo apoyo práctico. Si bien algunas personas pueden disfrutar trabajando desde casa y descubrir que son más productivos al tener menos distracciones, no todo el mundo se siente así. Algunas personas pueden encontrar que el aislamiento interfiere en su capacidad para trabajar de manera efectiva, especialmente aquellas para quienes la interacción social es una parte clave de su perfil de Roles de Equipo.

Además de garantizar las herramientas adecuadas de cara a las reuniones online, también es importante permitir a los equipos algo de tiempo para socializar, especialmente cuando la situación es estresante. Además de ser un espacio para el desahogo, el tiempo dedicado a socializar genera la confianza que los equipos necesitan para seguir adelante.

5.- Necesitamos confianza y seguridad psicológica

La coach Tammy Turner habla elocuentemente sobre la confianza y la seguridad psicológica en los equipos. En resumen, la confianza se mide por, y existe entre individuos donde una persona le da a la otra el beneficio de la duda. La seguridad psicológica es un constructo de los equipos que mide si está bien compartir y cometer errores sin temor a ser recriminado y nos brinda a cada uno de nosotros, como miembros del equipo, el beneficio de la duda a la hora de contribuir. Al estar trabajando en equipo en remoto, podrían perderse las oportunidades informales para hablar con un compañero o un manager sobre nuestras preocupaciones o errores y podríamos tener que comunicar nuestras reservas o errores ante un público más amplio.

Lo que es más, las dificultades pueden ser mayores si las personas no tienen la confianza para expresarse ya que podría llevar más tiempo identificar los errores. Por lo tanto, si queremos crear (o preservar) un entorno en el que cada miembro del equipo sienta que puede equivocarse, tenemos mucho trabajo por hacer. Necesitamos celebrar la diversidad de comportamientos y reconocer los desafíos derivados de entornos donde las personas contribuyen de manera diferente. Por ejemplo, un Cerebro que proporciona ideas a un equipo de Monitores Evaluadores e Implementadores necesita espacio para explorar y comunicar esas ideas sin que sean anuladas o razonadas de inmediato. A su vez, cuando los Impulsores quieren moverse rápido para implementar una nueva política reactiva, los Monitores Evaluadores deben sentirse capaces de frenarles.

6.- Utilizamos nuestros recursos

Existe la posibilidad de que los recursos habituales de un equipo puedan agotarse o no estar disponibles, por ejemplo que algunos de sus miembros enfermen o se enfrenten a cambios en las circunstancias. Si bien la inevitable disrupción puede causar dificultades a corto plazo, también presenta la oportunidad de explorar otras vías y forjar nuevas conexiones entre los equipos. ¿A quién más conocemos en la organización que sea bueno con el trabajo detallado y le hayan liberado de algún proyecto que se ha suspendido? ¿Puede alguien con una fuerte tendencia hacia el rol de Investigador de Recursos obtener lo que necesitamos ya que la conferencia que iba a impartir ha sido cancelada? Si estamos acostumbrados a entregar nuestro producto de una manera particular que ya no es viable, ¿podemos pedir prestado a un Cerebro de otro equipo por un breve periodo de tiempo para ayudarnos a generar nuevas ideas?

Queremos hacer todo lo posible para apoyar en este momento a los equipos que están cambiando la forma en que trabajan (ahora en remoto). Estamos aquí para ti. Estamos todos juntos en esto. Todo esto comienza por conocer nuestras fortalezas, individuales y colectivas. En pocas palabras, estas fortalezas nos permiten utilizar los recursos de que disponemos de manera más completa, organizarnos de manera más efectiva y comunicarnos con menos malentendidos. En momentos de crisis, debemos trabajar de manera rápida y efectiva, pero con compasión por las limitaciones de cada uno de nosotros y los errores inevitables que ocurren cuando cada minuto es esencial. Como unidades organizativas, los equipos son motores únicos y poderosos. Dando un marco que ayude a cada miembro del equipo a articular sus fortalezas y admitir sus debilidades, los equipos podrán lograr más colectivamente y mitigar las deficiencias de cada uno de sus miembros. Hagámoslo.