Estilos de comunicación de los Roles de Equipo Belbin

La comunicación eficaz juega un papel fundamental en el compromiso y el rendimiento de los equipos y está demostrado que reduce el estrés y los conflictos.

Cuando preguntas a un equipo qué necesita para tener éxito, una de las respuestas más frecuentes es "buenas habilidades de comunicación".

Sin embargo, el 69% de los directivos indican que se sienten incómodos cuando se comunican con los demás miembros del equipo y la situación es igual de complicada a la inversa. Lo que es más, pasamos el 80% de nuestro tiempo en el trabajo comunicándonos en reuniones, hablando por teléfono o por correo electrónico.

A raíz de la introducción en los últimos años de la comunicación online, nos hemos encontrado con nuevos retos. A veces, la falta de comunicación obstaculiza el progreso o da lugar a malentendidos. Según el tipo de comunicación, los comentarios pueden sacarse de contexto, o podemos malinterpretar el tono o el lenguaje corporal.

Por lo tanto, si sabemos que la comunicación es importante, ¿cómo analizamos, diagnosticamos y mejoramos nuestra forma de interactuar con los demás? ¿Y qué hacemos para que los miembros de cualquier equipo compartan este aprendizaje y lo utilicen en beneficio de su objetivo común?

¿Por dónde empezamos?

El primer paso hacia una comunicación más eficaz dentro de un equipo es comprender los diferentes estilos que las personas despliegan en el entorno laboral.

Hay una serie de ideas y esquemas que podemos aplicar a la comunicación: múltiples combinaciones de colores y acrónimos basados en técnicas y tipos de personalidad. 

Pero, ¿cómo pasamos de la teoría a la práctica? ¿Dónde podemos encontrar esas claves?

En los años setenta, el Dr. Meredith Belbin y su equipo de investigación dedicaron una década a estudiar personas interactuando en una simulación de dinámica de equipo y utilizaron un método llamado "análisis de Bales" para esquematizar y registrar cada treinta segundos la comunicación del grupo durante el ejercicio.

Los investigadores descubrieron nueve grupos de comportamientos (o "Roles de Equipo") necesarios para facilitar el progreso de cualquier equipo.

Cada Rol de Equipo tiene sus propias características: un conjunto de fortalezas y debilidades que impulsan (y a veces dificultan) la comunicación.

En los equipos equilibrados, en los que están representados diferentes Roles, el equipo se beneficiará de la diversidad cognitiva o, lo que es lo mismo, de los diferentes enfoques. Sin embargo, esta fortaleza puede perjudicar al equipo si no consiguen entenderse o si la comunicación no se gestiona correctamente.

Entender el “por qué”

Es útil entender el propósito subyacente de los demás a la hora de comunicar. ¿Intentan expresarse o expresar sus ideas? ¿Intentan establecer prioridades, plantear alternativas o explicar algo?

Por ejemplo:

• Las personas que tienden a desplegar el Rol Cerebro aportan ideas nuevas para resolver problemas difíciles.
• Las personas que tiende a contribuir con el Rol Finalizador se centran en los detalles para asegurar que no queda ningún cabo suelto.
• Las personas con Rol Coordinador son buenas sacando a relucir las contribuciones de los demás para promover el consenso y hacer avanzar al equipo hacia sus objetivos.

Al diferir en sus prioridades, cada miembro del equipo puede abordar el mismo problema desde un ángulo diferente.

Los Roles de Equipo pueden influir no sólo en lo que cada persona dice, sino también en cómo lo dice – y en cómo se recibe una respuesta.

Si dos personas tienen Roles de Equipo muy diferentes y pocas fortalezas en común, pueden convertir inesperadamente una victoria en un fracaso, solo con plantear la cuestión desde dos perspectivas diferentes.

Entender qué impulsa la comunicación -y que es diferente para cada persona- desarrolla la confianza y ayuda a construir relaciones. En pocas palabras, nos ayuda a comprender el "por qué" de la otra persona y por tanto a comunicarnos de manera eficaz.

Roles de acción 

• Los Roles Impulsor, Implementador y Finalizador se centran en las tareas y los resultados. Por lo tanto, es probable que su comunicación se centre en hacer las cosas: qué hay que hacer y cuándo.

Roles mentales 

• Los Roles Monitor Evaluador, Cerebro y Especialista son Roles mentales o cerebrales. Aunque cada uno aborda la resolución de problemas de forma diferente, todos comparten el mismo reto de comunicar a sus compañeros sus pensamientos e ideas.

Roles sociales

• Los Roles Investigador de Recursos, Coordinador y Cohesionador son Roles sociales. De los tres grupos, estos suelen ser los que comunican de forma más natural, lo que no significa que no tengan sus propias dificultades. Para este grupo, en general, la dificultad suele estar en saber cuándo hablar y cuándo dejar que los demás contribuyan.

Contexto 

Además de las características del Rol de Equipo (o grupo de Roles) en concreto, está también la cuestión del contexto. Por ejemplo, es probable que las personas que tienden a contribuir con el Rol Cohesionador sean buenas comunicando de manera individual (es decir con una única persona a un tiempo) y de manera informal dentro del equipo, sin embargo, les costará hablar en las reuniones sobre todo cuando hay tensiones. Las personas con Rol Cerebro suelen tener dificultades a la hora de explicar una idea nueva y las personas con Rol Especialista cuando exponen su área de especialización.

De la intuición a la evidencia 

Comprender tu propio estilo de comunicación y el de tus compañeros puede ayudarte a mejorar las interacciones del día a día. Es posible que ya tengas algunas ideas sobre la forma en que tú y tus compañeros os comunicáis: en qué aspectos funciona bien y dónde puede haber problemas y cómo esto encaja con los Roles de Equipo Belbin.

Sin embargo, existen complejidades.

Es importante tener en cuenta que nadie despliega un único Rol de Equipo. Todos tenemos una serie de Roles de Equipo preferidos, capaces de asumir y menos preferidos que caracterizan cómo nos gusta trabajar y la combinación única de estos da forma a cómo interactuamos con los demás.

Una persona con la combinación Impulsor-Cohesionador puede encontrar el equilibrio entre la franqueza y la diplomacia, mientras que una persona con la combinación Impulsor-Investigador de Recursos puede pecar de franco.

También puede que debas tener en cuenta:

• ¿Quién puede tratar con más facilidad asuntos delicados o clientes molestos?

• ¿Quién es la persona más indicada para negociar

• ¿Quién debería participar en los debates estratégicos a gran escala y quién debería encargarse de la letra pequeña?

• ¿Cómo prevenir que una persona con Rol Impulsor, centrada en los plazos, apresure a la persona con Rol Monitor Evaluador que necesita tiempo para deliberar y explicar sus reflexiones?

• ¿Cómo encaja tu combinación de estilos de trabajo en la cultura de tu organización y con los estilos de tus compañeros?

A veces pensamos que podemos identificar enseguida los Roles de Equipo de nuestros compañeros y clientes.

En la mayoría de los casos es difícil de averiguar y nuestras propias expectativas y convicciones pueden influir. Además, identificar una diferencia no nos pone necesariamente en el camino de mejorar las relaciones laborales.